Zelfsturende teams: werken aan draagvlak

219 keer gelezen

Besluiten worden door teams genomen in een vergadering of teamoverleg. In de praktijk echter blijken gemaakte afspraken nogal eens niet, of maar deels te worden uitgevoerd: 'afspraak is bij ons geen afspraak' is niet voor niets een veelgehoorde klacht in organisaties.

Het belang van draagvlak voor besluiten kan nauwelijks worden overschat: hoe groter het draagvlak binnen een team voor genomen besluiten, des te groter de kans dat zaken en taken goed en volgens afspraak worden uitgevoerd.

Voor zelfsturende teams is overeenstemming zo mogelijk nog belangrijker; de teamleden zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het nemen van besluiten die betrekking hebben op onder meer de te behalen resultaten, de kwaliteit van het werk en de samenwerking. Het gaat dus niet om onbeduidende zaken als de kleur van het toiletpapier, maar om de kern waarvoor het team 'op aarde is'! Het bereiken van overeenstemming is daarom niet een aardige bijkomstigheid, maar een voorwaarde voor het goed functioneren van een zelfsturend team. Er is immers geen leidinggevende die erop toeziet dat iedereen doet wat is besloten.

Draagvlak creëren, waarom is dat toch zo moeilijk?

Afspraak is vaak geen afspraak. Het echte draagvlak voor besluiten ontbreekt vaak. Hoe komt dat toch? Op basis van mijn eigen ervaringen met het begeleiden van teams, kan ik daar verschillende verklaringen voor geven:

  1. Een eerste oorzaak voor gebrek aan draagvlak heeft naar mijn overtuiging te maken met de manier waarop in teams wordt omgegaan met afwijkende standpunten. Als tijdens het overleg, dat moet leiden tot een besluit, verschillende standpunten en ideeën op tafel worden gelegd, worden deze vaak niet onderzocht. In plaats daarvan worden ze genegeerd of ze leiden tot -soms felle- discussies. Doel is vaak om de anderen te overtuigen. Vroeger of later zijn het de informele leiders die de meeste invloed hebben op het uiteindelijke besluit, zonder dat iedereen echt is gehoord en sprake dat er sprake hoeft te zijn van draagvlak. 

  2. Een tweede reden voor gebrek aan draagvlak wordt veroorzaakt door het feit dat aan de meeste vergaderingen maar een beperkt deel van de teamleden actief deelneemt. In veel teams is dit een gegeven en zo gewoon, dat hieraan niet of nauwelijks aandacht wordt besteed. De kans is groot dat minstens een deel van de 'stillen' zich niet eigenaar voelt van de genomen besluiten en zich daarmee niet volledig gecommitteerd voelt aan de uitvoering ervan.

  3. Veel vergaderingen hebben iets weg van een arena: een deel van de aanwezigen vormt het publiek en een ander deel discussieert, onderbreekt elkaar, zet eigen stokpaardjes in, vormt tijdelijke coalities en raakt soms verhit en geïrriteerd. In de hitte van de strijd lopen analyse en mogelijke oplossingen vaak door elkaar.
    Dan kan het zomaar gebeuren dat voor een deel van de teamleden het moment is aangebroken om een besluit te nemen, terwijl een ander deel nog in discussie is. Bijna ongemerkt wordt overgegaan naar een ander punt op de agenda en gaat de discussie vloeiend over van het ene naar het andere onderwerp. Voor een deel van de aanwezigen is duidelijk dat een besluit is genomen, terwijl dit een ander deel is ontgaan. Omdat er geen tijd wordt genomen om met z'n allen vast te stellen dat er een besluit is genomen, en dat het besluit er precies zo uitziet, en dat dat betekent dat 'dit en dat' door 'die en die' gedaan gaan worden, is er geen eenduidig en voor iedereen helder besluit en kan natuurlijk geen sprake zijn van draagvlak.
    Een derde reden voor gebrek aan draagvlak is dus gelegen in het feit dat besluiten soms impliciet worden genomen.

  4. Een afspraak is pas een echte afspraak als iedereen volmondig 'ja' zegt. Mijn ervaring met teams is, dat als er tijdens de besluitvorming aarzeling of terughoudendheid hoorbaar is, of wanneer sommige teamleden zich gewoon niet uitspreken, dit vaak niet als belangrijk signaal van een gebrek aan commitment wordt opgevat, maar wordt genegeerd. 'Ja' zeggen (of eenvoudigweg zwijgen) en eigenlijk 'nee' bedoelen is een bekend en zo vaak voorkomend fenomeen, dat er een term voor is bedacht: pocket veto. Op tafel ligt de 'ja' en in de broekzak zit het veto.

  5. Een vijfde reden waarom het bij gemaakte afspraken vaak ontbreekt aan draagvlak, is het gevolg van het feit dat afspraken vaak onvoldoende worden gehandhaafd. Sommige afspraken blijven lang op een actielijstje staan, andere afspraken worden gemaakt en verdwijnen daarna geruisloos weer uit beeld.
    Misschien herken je deze ook: er wordt een afspraak gemaakt en iemand merkt op dat deze zelfde afspraak enige tijd geleden ook al is gemaakt.
    Het feit dat een afspraak te vaak geen afspraak blijkt te zijn, leidt er in sommige teams zelfs toe dat afgesproken wordt dat iedereen zich vanaf nu gaat houden aan de gemaakte afspraken....
    Als te vaak blijkt dat ‘ja’ zeggen in de praktijk betekent dat je helemaal nergens aan vastzit, wordt het steeds makkelijker om ‘niet moeilijk te doen’ en ‘mee te bewegen’, dus maar ‘ja’ te zeggen, met je veto veilig in de broekzak.

Draagvlak creëren kun je leren

Mijn ervaring met het begeleiden van teams is, dat je met elkaar kunt leren om zo te vergaderen dat iedereen gehoord wordt, verschillende visies en meningen verrijkend zijn en iedereen bijdraagt aan de besluitvorming. Om dat te bereiken moet er meestal wel hard worden gewerkt en voor je het weet kun je ook zomaar weer terugvallen in oude patronen. Maar met de nodige inspanning en met blijvende aandacht kun je de kwaliteit van je vergaderingen en van de besluiten die je met elkaar neemt op een -veel- hoger plan brengen. 

Zelfsturend team en draagvlak leren creëren?

Als je deel uitmaakt van een zelfsturend team, de ervaring hebt dat draagvlak in het team soms lastig te realiseren is en daarvoor een oplossing zoekt, kunnen wij je misschien helpen. Wij hebben jarenlange ervaring met het begeleiden van (zelfsturende) teams. In een vrijblijvend gesprek kunnen we met elkaar onderzoeken hoe wij jullie kunnen helpen om als team te leren om te werken aan draagvlak voor besluiten. Neem voor een vrijblijvende afspraak contact op: 024 397 8892.

Misschien ook interessant: vanaf juli biedt MD-act 6 workshops aan waarin we aandacht besteden aan de volgende thema's:

  • Werken aan draagvlak
  • Gezamenlijk besluiten nemen
  • Omgaan met onderlinge spanningen en conflicten
  • Feedback geven en ontvangen
  • Rollen & taken, leiden & volgen
  • Werken vanuit de bedoeling, niet vanuit de regels

Als je interesse hebt, kunt je de programma's van deze workshops aanvragen. De programma's sturen we je in juli toe, zodra deze klaar zijn.

Aanvragen programma's workshops zelfsturende teams

Meer blogs van Albert van Veen lezen

Albert van Veen, coach Nijmegen en omgeving, is registerpsycholoog NIP Arbeid & Organisatie en tevens een door het CRKBO erkende trainer voor het kort beroepsonderwijs. Sinds 1995 coacht en traint Albert medewerkers, leidinggevenden en (management)teams.
Albert is bereikbaar op 
024 397 8892

Alle blogs: kiezen op onderwerp

Zelfsturing