Hoe geef je feedback? 7 tips

5.419 keer gelezen

Voor het geven van feedback bestaan feedbackregels. Deze heb ik in 7 tips voor je beschreven.

Heb je nu geen tijd om de hele blog te lezen? Je kunt ook een artikel aanvragen waarin een praktisch feedback model wordt. Gebruik de link om dit artikel gratis aan te vragen: feedback geven

Hoe geef je feedback: tips

Als je feedback gaat geven, is het belangrijk om van te voren vast te stellen of de ander wat jou betreft de ruimte heeft om jouw feedback naast zich neer te leggen. Strikt genomen is sprake van een 'correctiegesprek' wanneer je gesprekspartner jouw feedback niet kan negeren!

Of de ander wel of niet zelf kan bepalen wat hij met je feedback gaat doen, is vooral van belang voor de afronding van het feedback gesprek. Daarover straks meer.

Zie ook onze blog die gaat over de vraag waarom de feedbackregels onvoldoende zijn bij correctiegesprekken

Voor het geven van feedback, maar ook voor het voeren van een correctiegesprek, heb ik de volgende tips:

Tip 1       Gebruik een goede gespreksstructuur

Een goede gespreksstructuur gebruiken wanneer je feedback geeft (en dus ook wanneer je een correctiegesprek moet voeren), heeft verschillende voordelen:

  • Een goede structuur in het gesprek draagt eraan bij dat je boodschap duidelijk overkomt.
  • Tijdens het gesprek geeft een structuur je houvast.
  • Bij de voorbereiding helpt het je om na te gaan of je de belangrijkste dingen die je moet zeggen goed op een rijtje hebt.
  • Door steeds te kiezen voor dezelfde gespreksstructuur wanneer je feedback geeft, wordt deze steeds vertrouwder en wordt het makkelijker voor je om feedback te geven.

Een voorbeeld van een goede structuur voor het feedbackgesprek (en correctiegesprek) is deze:

Eerste stap: Aanleiding
Degene aan wie je feedback gaat geven, heeft daartoe op de een of andere manier aanleiding gegeven. Vertel hem of haar zo objectief mogelijk wat je de ander hebt zien doen, hebt horen zeggen en/of wat de ander achterwege heeft gelaten wat voor jou de aanleiding is geweest om de ander aan te spreken.

Tweede stap: De negatieve gevolgen
Leg uit waarom dat, wat de ander heeft gedaan, voor jou de reden is om hem/haar aan te spreken. In de regel is dit omdat het gedrag van de ander wat jou betreft op de een of andere manier negatieve gevolgen heeft. Bijvoorbeeld omdat het heeft geleid tot minder goede resultaten, irritatie, vertraging van de werkzaamheden, het schaden van jouw vertrouwen et cetera.

Derde stap: Afronden
Tot slot van het gesprek trek je met elkaar conclusies en zo nodig maak je samen ook duidelijke afspraken. Hierbij is het belangrijk om goed voor ogen te houden of de ander wel of niet de ruimte heeft om jouw feedback naast zich neer te leggen. Is feitelijk sprake van een feedback gesprek, en mag de ander dus zelf bepalen of hij iets met je feedback gaat doen, ben je afhankelijk van de bereidheid van de ander als het gaat om gezamenlijk afspraken maken. Als sprake is van een correctiegesprek, dus als de ander je feedback niet kan of mag negeren, zou het streven moeten zijn om gezamenlijk afspraken te maken. Is de ander daartoe niet bereid, zul je ze dwingend moeten opleggen.

Tip 2       Beschrijf het gedrag dat aanleiding is voor de feedback in objectieve, beschrijvende termen

Dat is hierboven bij de eerste stap van de gespreksstructuur al beschreven, maar omdat het mijn ervaring is dat mensen die feedback geven bijna altijd gedoe krijgen met de feedback ontvanger als ze dit niet goed doen (en dat gebeurt maar al te makkelijk!), benoem ik dit punt hier nog eens afzonderlijk.

Waarom is het zo belangrijk om het gedrag, dat aanleiding voor de feedback is geweest, objectief te verwoorden? Dat heeft hiermee te maken: een feitelijke beschrijving van hoe dingen zijn gegaan of is gezegd, is op zichzelf niet beschuldigend of verwijtend. Het is nu eenmaal zo gegaan, althans, zo heb jij het waargenomen. En daar kan de ander dan op reageren, bijvoorbeeld door een aanvulling te geven. Door feitelijk te beschrijven wat er is gezegd, voed je niet onnodige weerstand of de neiging bij de ander om jou te corrigeren op wat je zegt. Dat is anders wanneer je niet feitelijk beschrijft wat je hebt waargenomen, maar je kritische oordeel laat doorklinken.

Voorbeeld
Iemand heeft tegen je gezegd dat je niet wist waar je het over had. Als je naar aanleiding daarvan feedback zou willen geven, bijvoorbeeld omdat je het brutaal vond, zou je bij de start van het gesprek kunnen zeggen dat je met de ander wilt praten over het feit dat hij tegen je heeft gezegd dat je niet weet waar je het over hebt. Dat herinnert hij zich waarschijnlijk nog goed, en mogelijk heeft hij daar wat hem betreft een goede reden voor gehad, maar hij kan er niet omheen: hij heeft het zo gezegd. Er gebeurt waarschijnlijk iets anders wanneer je bij de start van het gesprek iets zou zeggen in de sfeer van 'Je zei toen heel brutaal tegen mij dat ik uit mijn nek aan het kletsen was.'

Tip 3       Geef pas je feedback als je het eens bent over de feiten

Als je tip 2 ter harte hebt genomen, heb je de feiten die aanleiding zijn voor je feedback niet alleen paraat, maar ook genoemd. Als de ander een heel andere herinnering heeft aan hoe een en ander is verlopen, heeft het geen zin om op dat moment feedback te geven. Als het wat jou betreft om iets belangrijks gaat, en er zijn 'bewijzen' aan te voeren, zul je dat eerst moeten doen. Want: pas als de ander (h)erkent dat hij gehandeld heeft zoals jij dat hebt beschreven, is er een kans dat de ander de door jou benoemde negatieve gevolgen van zijn gedrag kan begrijpen.

Tip 4       Geef je feedback zo snel mogelijk na de situatie die de aanleiding is voor de feedback

Hoe eerder je je feedback geeft, hoe kleiner de kans dat de relevante feiten die aanleiding zijn voor je feedback vergeten of 'vergeten' kunnen zijn. Daarnaast werkt prompte feedback veel krachtiger dan feedback die als mosterd na de maaltijd komt: Wat? Dat is meer dan 3 weken geleden! En daar kom je nu nog mee...!

Tip 5       Geef je feedback in de vorm van een ik-boodschap
Iemand is niet brutaal, maar iemand heeft iets op een bepaalde manier gezegd of gedaan wat jij als zodanig hebt ervaren. Door iemand 'brutaal' te noemen, zeg je dat iemand dat isDaarmee maak je het 'groter' dan nodig is en iemand heeft een aanleiding om in de nietes-stand te gaan staan. Iemand heeft zich wat jou betreft wel zo gedragen. Dat is echt wat anders. Daarbij komt dat het jouw persoonlijke oordeel is. De feedback ontvanger (en ook anderen!) kunnen daar heel anders over denken.

Tip 6       Maak van een feedbackgesprek een dialoog en neem de reacties van de ander heel serieus
Als je geen ruimte laat voor een reactie (een toelichting, het toevoegen van feiten en omstandigheden of een verdediging) roep je bijna automatisch weerstand op. En je kan bijna nooit uitsluiten dat de ander misschien toch een goed punt heeft!! Laat hem/haar uitpraten, vraag door, vat samen en beoordeel dan pas wat voor jou de betekenis is van de reactie. Mogelijk blijft je feedback staan, maar misschien moet/kun je je feedback ook wel achterwege laten.

Tip 7       Vergeet niet om geregeld complimenten (is ook feedback) te geven

Uit onderzoek blijkt, dat medewerkers meer constructieve feedback zouden willen krijgen op hun functioneren dan nu vaak het geval is. Ze willen weten wat ze beter kunnen doen, maar ze horen natuurlijk ook graag wat ze goed doen. Wanneer naast opbouwende, kritische feedback ook minstens zo vaak complimenten worden gegeven, heeft deze kritisch-opbouwende feedback veel positieve effecten op medewerkers, teams en organisaties.

Behoefte aan meer informatie over feedback geven?

Wij hebben een artikel geschreven waarin we uitgebreid ingaan op de kunst van feedback geven. Dit artikel kun je hieronder gratis aanvragen. Mogelijk kan het behulpzaam zijn wanneer je met je team -als teamlid of als leidinggevende- bezig bent om elkaar meer aan te spreken. Als je enkele gegevens invult en het artikel aanvraagt, krijg je:

  • Een praktisch gespreksmodel
  • Bestaande uit eenvoudige onderdelen
  • Die je stap voor stap kunt toepassen
  • Waarmee de kans dat de feedback als constructief wordt ervaren, groter wordt
  • En de kans toeneemt dat je team en organisatie gaan profiteren van de positieve effecten van feedback.

Artikel aanvragen

Feedback leren geven: individuele coaching of een training

Als je beter zou willen leren feedback geven, bijvoorbeeld omdat je wilt leren om uit welles-nietes achtige gesprekken te blijven, of omdat je wilt leren voorkomen dat je je door emoties laat meeslepen, is het de moeite waard om een of enkele coaching sessies te overwegen. Individuele coaching heeft het voordeel dat precies kan worden aangesloten bij jouw behoefte. Ook kun je tijdens de sessies zo intensief als je zelf wilt oefenen met de coach of met een professionele trainingsacteur. Tussen de sessies door kun je oefenen in de praktijk. Je ervaringen leveren dan weer input op voor een volgende sessie.

Een maatwerktraining is een goede optie wanneer je met je team wilt leren om elkaar beter en vaker feedback te gaan geven. Op basis van een intakegesprek met (een deel van) het team kunnen wij een maatwerktraining feedback geven voor jullie maken.

Zie ook onze eendaagse Training Feedback geven en ontvangen

Meer blogs van Albert van Veen lezen

Albert van Veen, coach Nijmegen en omgeving, is registerpsycholoog NIP Arbeid & Organisatie en tevens een door het CRKBO erkende trainer voor het kort beroepsonderwijs. Sinds 1995 coacht en traint Albert medewerkers, leidinggevenden en (management)teams.
Albert is bereikbaar op 
06 515 889 17

Al onze blogs: kiezen op onderwerp

Feedback Tips